Рассказ о новом инструменте управления и его влиянии на жизнь спортивной школы в любом виде спорта.

На российском рынке за последние годы появились сотни частных спортивных школ. Некоторые из них имеют большое количество воспитанников и при этом продолжают активно расти, ведь потенциальных клиентов в этом направлении — сотни тысяч, если считать все возрастные группы.

За редким исключением, спортивная школа — это малый бизнес, оказывающий услуги на массовом рынке. Собственники спортивных школ пытаются строить различные бизнес-модели, формировать партнерства с известными зарубежными и российскими спортивными клубами, но их объединяет одно — необходимость привлекать новых клиентов, увеличивать средний чек, разрабатывать актуальные продукты, формировать лояльность существующих клиентов. Это их отличает от государственных учреждений, у которых данные задачи не являются приоритетными.

цикл

Когда школа начинает свою работу, на первом же этапе (недели, а, может, и дни) возникает задача учета потенциальных клиентов или лидов, то есть тех людей, с которыми началась коммуникация, но они еще не стали клиентами и не заплатили деньги за услуги.

И тут школы начинаются делиться на две группы: с бизнес-подходом и подходом от спорта. Подход от спорта — часто встречающаяся ситуация, когда бывший спортсмен или тренер быстро набирают первых клиентов из своей прошлой жизни, собирают первые деньги и думают, что все будет хорошо. Задумываться о перспективах у них нет особого времени, да и в бизнесе опыта маловато. Этот случай здесь рассматривать не будем.

При бизнес-подходе все процессы раскладываются по полочкам и начинается попытки их автоматизации, так как уже информация о 50 потенциальных клиентах в голове не удержишь, а если реклама или сарафанное радио хорошо работают, то начинается информационный хаос — забывают перезвонить клиенту, не ведут информацию, кто заплатил, сколько тренировок посетил клиент и т.д. На каждом из этих процессов школа теряет живые деньги.

В малом бизнесе подобные задачи решаются чаще всего при помощи CRM — систем управления взаимоотношениями с клиентами. Однако в спорте есть свои особенности, которые типовой CRM-системой не охватываются. Школам приходится использоваться то, что есть, либо заказывать индивидуальную разработку  под себя. Индивидуальная разработка всегда лучше (как рубашка на заказ), но стоит ощутимых денег и требует минимум несколько месяцев до момента первого использования.

 

Что такое Sport CRM?

Данная CRM-система разработана специально для спортивного рынка и применима для компаний с типовыми бизнес-процессами (учет платежей, работа с учениками, управление абонементами) в данной сфере.

SportCRM, как идея, выросла из системы управления тренировочными программами одной из Московских футбольных академий. В процессе роста компании управляющие академии осознали, что им не хватает функционала общеизвестных систем: основные операционные задачи без проблем закрывались, а вот множество особенностей именно спортивной составляющей компании невозможно было контролировать с помощью стандартных инструментов.

Здесь возникла идея разработать собственный продукт, который бы удовлетворял всем нуждам спортивной школы и позволил бы выстроить качественный сервис и долгосрочные взаимоотношения с клиентами, что, безусловно, отражается на прибыли компании.

 

21

 

ЧТО ДЕЛАЕТ Sport CRM?

Sport CRM автоматизирует основные процессы по работе с тренировками: создание учебных групп и расписания, учет посещаемости занятий, прием и обработка платежей, маркетинговые активности, работа с отчетами, функциональные тестирования и многое другое.

Система управления в силу своей универсальности применима и для большинства спортивных школ, секции, без жесткой привязки к виду спорта, как командным, так и индивидуальным.

Подробнее о функционале

Ученик

Каждый субъект системы (игрок, тренировка, площадка) имеет список параметров, подлежащих фильтрации – очень удобно работать со справочниками.

Все субъекты взаимосвязаны между собой, что упрощает работу с учетом данных: к ученикам привязаны конкретные тренировки, которые они посещали, ученики привязаны к тренерам и учебным группам. Таким образом, любые данные можно найти в различных разделах системы.

Информационный учет данных занимающихся спортсменов: у каждого ученика есть собственный профиль в системе, который учитывает и специфические показатели занимающегося: рост, вес, уровень подготовки, а также историю посещений занятий, историю покупки абонементов.

Тренировочные группы

К каждой группе привязан тренер, в личном кабинете которого ведется учетная деятельность по его работе: расписание занятий, составы группы, учет посещаемости тренировок, абонементов, оплат.

Сотрудник спортивный школы (тренер, администратор) наделенный определенными правами доступа в систему может вести и отслеживать только определенную группу занимающихся.

 

13

 

Тренировки

Вся информация о тренировках хранится в едином реестре, что способствует детальному анализу прошедших событий и эффективной подготовке предстоящих матчей и тренировок.

Расписание тренировок выводится для удобства как в табличном, так и в календарном виде.

Также у каждой тренировки имеется своя отдельная страница, в которой находится детальная информация о прошедшем событии, благодаря этому «не захламляется» календарь событий. Тренер же на этой странице имеет возможность отмечать посещаемость группы.

Тестирования

Тестирования выделены в системе в отдельный блок для обособленного учета и анализа. Пользователь при создании тестирования может задать список участников, назначить определенную стоимость (без привязки к абонементам занятий), задать список упражнений, реестр которых также пополняется самими пользователями. По окончании тестирования можно внести результаты выполнения упражнений каждого участника.

Продукты (абонементы) и оплата

Абонементы учитывают количество посещений учениками занятий и количество заморозок, которые ученик может использовать на будущих тренировках. Существует возможность создания шаблонов абонементов, которая позволяет оперативно управлять в системе привязкой продаж продуктов к конкретным ученикам.

Функционал автоматического учета оплат – система сама привязывает платеж к нужному абонементу конкретного игрока. Также существует возможность ручного создания платежа и его привязке к продукту.

Более того, система обладает функционалом учета частичного внесения средств и/или оплаты со скидкой.

Справочники

В системе ведется учет следующих субъектов: площадки и филиалы школы, тренеры, упражнения, шаблоны продуктов, программы (например, разные уровни сложности тренировок), лиды.

К примеру, реестр полей/площадок позволяет привязывать поле к конкретной группе/тренировке.

Работа с лидами

Формы заявки на публичном сайте собирают всю информацию о лидах в едином реестре с возможностью фильтрации по ФИО, контактным данным, выбранным группам, площадкам и дате начала первой тренировки. Таким образом, все заявки имеют обработанный и структурированный вид, что очень важно для осуществления эффективного цикла продаж.

Из реестра лидов можно в один клик создать ученика в системе и пригласить его на пробную тренировку. Клиент получит себе уведомление на почту с подробной информацией о мероприятии. После посещения пробной тренировки клиент также получает уведомление с предложением купить абонемент и стать постоянным клиентом организации. Купить абонемент можно прямо из письма, заполнив форму и оплатив услуги через платежную систему.

Таким образом, система покрывает полный цикл работы с лидами, а компания получает новых учеников, затратив минимальное количество времени своих сотрудников.

Личный кабинет родителя/ученика

Позволяет пользователю отслеживать тренировочный процесс (календарь, тренировки, оплаты), а также оценивать прогресс ученика с помощью отчетов и тестирований.

Для удобства работы родителей в системе существует следующий функционал:  пользователь (ученик/родитель) регистрируется в системе и объединяется с виртуальной записью «ученик», которая была создана ранее, и не проходит процесс внесения информации по второму разу.

Отчеты

В системе предусмотрено 12 различных аналитических отчетов по разным направлениям: оплаты, посещаемость, выручка, должники, конверсия и другие. Ниже несколько примеров.  

Заканчивающиеся абонементы:

Отчет позволяет получить данные по кол-ву оплаченных тренировок, которые ученику еще предстоит посетить  до момента завершения оплаченного периода.

Перестали ходить:

Отчет позволяет получить данные по ученикам, которые ранее приобретали продукты, но впоследствии перестали это делать.

Пробные тренировки:

Отчет позволяет получить данные по ученикам, которые посетили пробную тренировку, но не приобрели впоследствии ни один продукт.

 

12

 

О результатах внедрения

Ожидаемый результат:

  • Сокращение денежных и временных издержек за счет автоматизации вышеописанных операционных процессов;
  • Повышение эффективности управления спортшколой;
  • Система объективных показателей при отборе в основную команду/сборную школы;
  • Единая база знаний и методик подготовки футболистов для тренеров;
  • Полная история подготовки каждого спортсмена (тренировки, игры, тестирования, посещаемость, характеристики);
  • Автоматические отчеты и анализ деятельности академии по выбранным критериям;
  • Снижение административной нагрузки при работе с документацией.

Таким образом, компания получает продукт, который удовлетворяет всем нуждам спортивной школы и позволяет выстроить качественный сервис и долгосрочные взаимоотношения с клиентами, что напрямую влияет на прибыль школы.

 

Сколько это стоит?

Существует два базовых способа приобретения CRM-системы:

  1. SaaS (software as a service) — в этом случае вы подписываетесь на готовое решение (ПО) и оплачиваете использование продукта помесячно. Стоимость — от 3 000 руб./мес.
  2. Индивидуальная установка под клиента с необходимыми доработками. При этом варианте вы разово оплачиваете готовый продукт, а возможные доработки по функционалу, интеграции с сайтом оцениваются и оплачиваются отдельно. Стоимость — от 150 000 руб.

Будем рады Вам помочь в разработке и поддержке ваших цифровых решений!