Как бизнес-подход помогает организовать и автоматизировать внутренние процессы любительской футбольной лиги на уровне профессионалов, и какие выводы можно сделать при разработке аналогичных проектов

Студенческая Футбольная Лига Санкт-Петербурга (СФЛ СПБ) — один из крупнейших студенческих футбольных проектов России. Организовалась лига в 2012 году и за это время сумела вырасти до 200 команд. В течение сезона лига проводит около 10 турниров, в том числе по пляжному и мини-футболу.

Масштаб и активный рост организации (шутка ли — почти 2000 играющих футболистов-студентов) в определенный момент стали создавать сложности. Уже на старте сезона проделывается колоссальный объем работы по приему и обработке заявок от потенциальных участников. В период игрового сезона количество задач, стоящих перед организаторами, также существенно увеличилось. При этом человеческих и финансовых ресурсов, как всегда, не хватает.

Чеканов Денис, Председатель СФЛ СПб

“На постоянной основе в компании работает 6 сотрудников, также привлекается 30–40 человек в рамках аутсорсинга.”

С самого начала руководитель организации, Денис Чеканов, задал высокую планку для типовых процессов, которые в той или иной мере реализуют любые футбольные лиги — любительские и профессиональные:

  1. Прием и визирование анкеты игрока лиги;
  2. Допуск игроков к новому сезону;
  3. Фото-сессия каждого участника;
  4. Выдача персонального паспорта игрока лиги;
  5. Прием и учет персональных и командных орг.взносов;
  6. Прием командных заявок на участие в турнире;
  7. Жеребьевка и формирование календаря игр;
  8. Работа с дозаявками;
  9. Организация судейства;
  10. Ведение протоколов матчей;
  11. Ведение персональной и командной статистики;
  12. Организация работы редакции для качественного и оперативного освещения игр;
  13. Подготовка и публикация фото и видео материалов;
  14. Подготовка и публикация новостей;
  15. Прием и учет персональных и командных штрафов;
  16. Учет переходов игроков в период трансферного окна.

Большинство перечисленных задач являются информационными — данные собираются, обрабатываются и публикуются для аудитории. Оцените трудоемкость, умножив почти каждый пункт на количество участников процессов. Становится очевидным, что Excel и Google Docs уже были не в состоянии полноценно помочь организаторам.

К сезону 2016/17 руководство лиги пришло к пониманию, что для дальнейшего развития необходима собственная информационная система (ИС), интегрированная с сайтом. Такая ИС должна автоматизировать процессы и упростить работу сотрудников, а также помочь в наполнении сайта Лиги.

К решению проблем нужно подходить с головой…

При этом готовых и недорогих ИТ-решений на спортивном рынке просто не существует. Типовые системы управления контентом для сайтов не подходят для решения специфических задач управления футбольной лигой. Использование онлайн-платформ для управления соревнованиями, таких как sportspring.ru и подобные ей, также покрывает только часть спортивных задач. И для нужд большой организации, автоматизирующей все ключевые процессы, в том числе работу журналистов, управление платежами и т.д., они также не годятся.

Поэтому после изучения возможных вариантов реализации задачи было принято решение создавать собственную информационную систему.

“Создание информационной системы и обновление сайта были запланированы в первую очередь для максимально корректного ведения долгосрочной статистики игроков и команд. Во-вторых, для качественного управления системой заявок, допуска игроков. И не менее важным является использование новых форм предоставления медиа контента.”

Чеканов Денис, Председатель СФЛ СПб

Про постановку задачи, ТЗ и первые ошибки

По всем законам жанра мы начали сотрудничество с нулевой стадии: написание технического задания на разработку ИС. Вот здесь мы уже рассказывали о том, почему написание ТЗ должно в обязательном порядке предварять любую проектную работу в ИТ, почему это коммерческая услуга, требующая отдельного бюджета и времени, — так что повторяться не будем.

Эти ребята работали без ТЗ…

Написание ТЗ заняло около месяца. На выходе получился документ, содержащий 78 страниц текста и 94 макета будущих экранов (страниц) информационной системы и обновленного сайта.

Сформированное ТЗ позволило точно определить объем предстоящих работ, стоимость и сроки реализации всего проекта. Руководство лиги приняло ТЗ с небольшими правками и подтвердило сотрудничество с нами по созданию предложенной ИС и сайта.

Забегая вперед, признаемся, что именно в этот момент нами была допущена тактическая ошибка, которая в итоге вылилась в дополнительные рабочие часы для всех участников проекта. Нашим упущением было следующее: мы не удостоверились в том, что заказчик досконально изучил техническое задание и проанализировал все описанные нами технические решения и поведенческие модели, переложив их на своих пользователей. А так как формальный подход к работе нас не устраивает, и мы всегда стараемся идти клиенту на встречу, планируя долгосрочное сотрудничество, то эта ситуация стала для нас… полезным опытом 😉

Запуск проекта: всеобщая регистрация участников

Благодаря тому, что у СФЛ была четко зафиксирована дата начала первого в сезоне турнира, мы имели жесткие временные рамки. Стартовав над работой в первой половине июля, мы должны были уложиться в два месяца и осуществить внедрение системы к 17 сентября.

Руководство СФЛ поставило амбициозную задачу: каждый футболист лиги должен зарегистрироваться в онлайн системе и заполнить “профиль игрока”. И нужно отметить, что внедрение обозначенных нововведений, внедрение самой ИС — не менее трудоемко и сложно, чем разработка функционала и логики работы такой системы.

Уже не первый год регламент СФЛ обязывает каждого футболиста получать доступ к предстоящему игровому сезону и паспорт игрока лиги. Без этого документа игрок не допускается к матчам, наличие и актуальность паспорта проверяется сотрудниками лиги перед стартом каждой футбольной встречи.

В конце августа руководство СФЛ сообщило игрокам и капитанам команд, принимающих участие в турнирах лиги, о необходимости регистрации и заполнении “профиля игрока” в онлайн системе для получения доступа к предстоящему игровому сезону и паспорта игрока. Кроме этого, капитанам было необходимо подать в системе электронную заявку от своей команды на участие в том или ином турнире лиги.

Для того, чтобы подавляющее большинство из 2000 футболистов СФЛ справилось с поставленной задачей самостоятельно, нам, как техническим исполнителям, было необходимо сделать весь функционал максимально понятным и доступным.

“По итогам внедрения ИС существенно быстрее происходит обработка данных при регистрации игрока, повысился уровень достоверности, корректность изначальных данных, возникает меньше ошибок как у регистрирующихся участников, так и у администраторов лиги. Визуальная составляющая обновленного сайта, конечно же, уже помогает в привлечении новой аудитории, что очень положительно для развития проекта.”

Чеканов Денис, Председатель СФЛ СПб

ЧТО ПОЛУЧИЛОСЬ В РЕЗУЛЬТАТЕ

Простая и удобная регистрация в системе (с помощью профиля в социальной сети или e-mail).

Пользователи без труда регистрировались в информационной системе СФЛ, не заполняя сложные и перегруженные формы авторизации

Наглядная и подробная инструкция по работе с ИС для игроков и капитанов.

Были разработаны подробное иллюстрированное руководство и краткий мануал по работе с системой. Эти шпаргалки помогали новым пользователям в работе с ИС.

Лаконичная форма заполнения “профиля игрока”.

Для того, чтобы впоследствии игрок смог получить доступ к матчам и паспорт игрока лиги, пользователи системы заполняли “профиль игрока”, указывая только самые важные персональные данные.

Удобная и простая форма создания команды для участия в турнирах.

Для создания “команды” в системе капитану требовалось, как правило, не более двух минут.

Функционал вступления игроков в команду, подтверждение или отклонение данных заявок капитаном команды.

После заполнения “профиля игрока” пользователи подавали заявки на вступление в свои команды, а капитаны подтверждали или отклоняли эти запросы.

Подача электронных заявок команд на участие в турнире СФЛ.

Собрав минимально необходимое количество игроков в составе команды, капитаны подавали заявку на участие в турнире.

Получение паспорта игрока и допуска к игровому сезону

Для того, чтобы получить допуск к игровому сезону и паспорт игрока лиги, футболист приходил в офис СФЛ. Там он подтверждал заявленные в системе в “профиле игрока” данные, демонстрируя паспорт и студенческий билет, оплачивал персональный орг.взнос и фотографировался на паспорт игрока.

Сотрудник лиги находил в реестре игроков пришедшего футболиста и работал с его профилем в системе, внося всю необходимую информацию по игроку.

Сотрудник СФЛ сверял данные из “профиля игрока” с данными паспорта и студенческого билета футболиста, фиксировал допуск к игровому сезону, оплату орг.взноса, номер фотографии игрока и факт выдачи паспорта. Если фотография была сделана оперативно, то загружал и основную фото-карточку футболиста (именно она отображалась в последствии на сайте спортивной организации, к примеру, здесь).

Из “профиля игрока” сотрудник лиги также мог оперативно распечатать анкету участника лиги и сам паспорт футболиста. Все данные автоматически подставлялись из системы. В случае острой необходимости можно было внести изменения и в те данные, что указал футболист ранее в своем профиле.

“По текущим результатам внедрения ИС можно заявить, что большинство заявленных задач удалось решить в полной мере. Если конкретнее, то я бы назвал цифру в 85%. Всегда есть над чем поработать, да и в процессе возникает много новых решений, но, увы, их реализация требует дополнительных финансов.”

Чеканов Денис, Председатель СФЛ СПб

Внедрение. Реальность vs Ожидание

Для того чтобы разработанный функционал и логика работы ИС действительно упрощали и автоматизировали работу сотрудников и участников процесса, и разрабатывается детальное техническое задание. В таком ТЗ в активном сотрудничестве с заказчиком продумывается и учитывается бОльшая часть тех потенциальных сложностей, с которыми может столкнуться проект в период внедрения. Однако реальность всегда вносит свои “поправки и замечания к проекту” 😉

Когда что-то пошло не так…

В нашем случае мы столкнулись с тем, что около 5% игроков, справившись с регистрацией в ИС и заполнением “профиля игрока”, не нашли в себе силы присоединиться в онлайне к своей команде. Кроме того, некоторые администраторы (они же — капитаны) не очень внимательно подошли к вопросу формирования своего игрового состава, заявки на участие в турнире и оформления публичных данных команды.

В итоге решение этих нюансов вылилось для нас в дополнительные рабочие часы, изначально не предусмотренные в ТЗ. Нам пришлось максимально расширить функционал и права супер-администратора ИС, чтобы руководство СФЛ могло самостоятельно решать все вопросы по управлению командами.

В ходе внедрения ИС возникало некоторое количество сложностей, которые требовали оперативного решения. К примеру, в первой итерации проекта функционал главного администратора имел ряд ограничений, который не позволял оперативно исправлять ошибки, допущенные капитанами команд и игроками при регистрации и подаче заявок. Впоследствии эти ограничения, конечно же, устранили.

Еще одной проблемой стало то, что логика осуществления регистрации в системе нового пользователя, будущего игрока, была не совсем очевидна. Несмотря на предложенные инструкции и подробные рекомендации около 10% капитанов и игроков не справились с вопросом регистрации, совершили те или иные ошибки. Конечно, мы не могли похвастаться логичностью интерфейса Apple, но приложили все усилия, чтобы упростить работу новым пользователям. Это бы потребовало от нас дополнительных финансовых затрат, хотя по ходу были идеи, как это преобразить.

Чеканов Денис, Председатель СФЛ СПб

Система управления соревнованиями

Студенческая футбольная лига СПб проводит в течение сезона около 10 турниров, в которых принимают участие как сборные ВУЗов, так и обычные студенческие команды (на языке лиги — это “клубы”). В турнирах клубов и в турнирах сборных действуют разные правила по осуществлению трансферов футболистов и по численному лимиту командной заявки. В пляжном футболе действует несколько отличная от других видов футбола схема начисления очков за победу, кроме того, матч состоит из трех таймов, а не привычных двух.

Игроки и команды лиги оплачивают персональные и командные орг.взносы, и часто делают это в несколько этапов. Нарушители наказываются штрафами, а особенно злостные — отправляются в “пожизненный бан” (черный список лиги).

Другими словами, спортивная жизнь лиги — сложный, регламентируемый и очень многогранный процесс. Однако при этом во главе угла стоит четкое понимание: вся спортивная информация должна быть предельно корректна и точна, командная и персональная статистика — сквозной и достоверной на 100%.

В процессе проведения турниров перед руководством СФЛ стоят конкретные и важные задачи. И к сезону 2016–17 лига подошла с пониманием, что без автоматизации этих процессов уже нельзя активно развиваться: почти 200 команд и 2000 играющих футболистов требуют нового подхода.

Ниже кратко описаны основные “турнирные задачи” лиги и представлены иллюстрации, демонстрирующие решение этих проблемных вопросов в рамках внедренной ИС.

Удобно и просто вести учет персональных и командных орг. взносов за участие

Важно: командные орг. взносы часто оплачивают в два или более этапов; капитанов команд нужно информировать о задолженности, напоминать им о необходимости погасить долг.

Принимать заявки и до-заявки от команд на участие в турнире в строгом соответствии с регламентов этого турнира.

Важно: множество соревнований лиги имеют различающиеся в деталях регламенты.

Быстро и просто формировать расписание турнира, добавлять один или множество матчей.

Важно: множество соревнований лиги с различным количеством команд-участниц.

Удобно и быстро распечатывать необходимое кол-во предстартовых протоколов турнира

Важно: большое множество матчей в течение выходных.

Фиксировать результаты игр, быстро и просто обновлять персональную и командную статистику

Важно: вся статистика должна быть сквозной, турнирные таблицы — автоматически обновляемыми.

Вести учет персональных и командных штрафов.

Важно: штрафы также могут уплачиваться в два или более этапов; капитанов команд и игроков нужно информировать о задолженности, напоминать им о необходимости погасить долг; необходимо иметь возможность фиксировать причину штрафа, комментировать причину наказания и решение КДК.

Вести учет трансферов.

Важно: переходы допустимы исключительно в период трансферного окна; один игрок не может состоять в двух клубах одномоментно, но это правило не распространяется на сборные, инициатор трансфера — капитан клуба или супер-админ.

Медиа освещение турниров лиги. Организация работы журналистов.

СФЛ уделяет огромное внимание вопросу освещения своих турниров. Эту задачу курирует полноценная журналистская редакция, в составе которой более двадцати сотрудников. Управляет редакцией главный редактор лиги, у него в подчинении — несколько журналистов, ответственных за написание текстовых обзоров, множество фотокорреспондентов и видеооператоров.


Профессиональный подход к освещению футбольного матча…

Именно благодаря качественной работе редакции на сайте СФЛ представлены обзоры прошедших игр, масштабные интервью, онлайн трансляции ведущих матчей тура, полноценные фото-обзоры и видео-репортажи.

Высокий уровень работы лиги в медийном направлении наглядно представлен на странице со списком всех игроков СФЛ в текущем сезоне. Подавляющее большинство футболистов имеют не просто фотографию, но единообразную для всех, качественную и стилистически выверенную фото-карточку.

Для того чтобы поддержать работу редакции и предоставить ей новые удобные инструменты, в разрабатываемой информационной системе были предусмотрены специальные технические решения по работе с контентом.

В разработке этих решений мы отталкивались от концептуальных задач, обозначенных руководством СФЛ.

Задача 1: В составе редакции есть 4 типа сотрудников, каждый из которых отвечает исключительно за свой круг обязанностей. Следовательно нужно разграничить права и обязанности каждого из них. Контролирует работу редакции — главный редактор.

Решение: Наделение пользователей ИС ролями сотрудников редакции с четко зафиксированным перечнем возможностей в рамках создания, редактирования и публикации контента. “Журналист” — ответственный за создание и редактирование своих новостей, “Фоторедактор” и “Видеоредактор” — ответственный за создание и редактирование своих фото-обзоров и видео-материалов.

Задача 2: Использование единой системы по управлению всем контентом (создание, редактирование и публикация) под руководством главного редактора.

Решение: Реализация в рамках ИС отдельного “функционального блока”, посвященного созданию и управлению не спортивного контента. А именно: Новости, Фотоальбомы, Видео, Статичные страницы, Спонсоры и Руководство лиги.

Внедрение удобного и функционального веб-интерфейса в формате WYSIWYG для создания, форматирования и редактирования новостей.

Разработка индивидуального ит-решения по созданию и редактирования фото-альбомов и видео-материалов для их дальнейшей публикации на сайте.

Дополнительно: Реализация технической возможности привязки конкретной новости, фотоальбома и видео-материала к определенному матчу турнира.

Задача 3: Возможность удобной и логичной сортировки контента на сайте по определенным тематикам.

Решение: Внедрение системы тегов, позволяющей “привязывать” любой медийный контент к одному или множеству объектов ИС: конкретный турнир и\или команда.

Публичный сайт лиги

Утвердив в рамках ТЗ структуру будущего портала, функционал конкретных страниц и общий визуальный подход, во второй половине августа мы приступили к разработке нового сайта СФЛ.

На первом этапе была разработана дизайн-концепция интернет-ресурса лиги, сверстаны все страницы, проработаны функционал и поведение интерактивных элементов (календари, слайдеры, виджеты и прочее).

На втором — осуществлена “связка” публичного сайта с данными, размещенными в информационной системе лиги. Весь спортивно-статистический и медийный контент, сформированный в ИС, на определенном этапе транслируется на сайт СФЛ для публичного просмотра. Благодаря этому на сайте можно увидеть, к примеру, всех игроков лиги, допущенных к текущему сезону. Профиль каждого игрока заполнен: указаны текущий клуб и сборные, есть фотография и персональная статистика.

В процессе “связки” данных ИС и публичного сайта СФЛ были учтены широко распространенные ошибки, возникающий в подобных проектах у недостаточно опытных ИТ-разработчиков. А именно: корректное отображение длинных названий команд и турниров, наличие дефолтных иллюстраций в случае отсутствия индивидуальных логотипов и обложек у команд, фотографий у игроков, корректное отображение длинных названий у фотоальбомов и видео-материалов, информативное отображение результата матча с учетом дополнительных характеристик (доп.время, пенальти, тех.победа) и многое другое.

“Если говорить про планы, то в первую очередь хочется доработать систему дисквалификаций и штрафов. Планируем доработать внутренний админский кабинет — сделаем интерфейс более интуитивным и адаптивным под мобильные устройства. И, конечно же, есть в планах и задача по разработке мобильного приложения как для игроков и болельщиков, так и для администраторов (внутренние работы со статистикой и контентом: онлайн протокол, текстовый он-лайн). Также намерены детально проработать вопрос прямых видеотрансляций матчей лиги.”

Чеканов Денис, Председатель СФЛ СПб

Важным и эффективным решением также стала видеопрезентация проекта для своих пользователей:


ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Выводы, которые можно сделать, опираясь на опыт этого, действительно, уникального проекта для российского любительского спорта:

  1. Разработка информационной системы и сайта должна начинаться с формирования Концепции и определения ключевых проблем, которые необходимо решить. К сожалению, зачастую спортивные организаторы разрабатывают сайт с постановкой задачи “Чтобы там была вся информация”, не уделяя должного внимания расстановке приоритетов и многократного вопроса “зачем и для чего?”.
  2. Если можно использовать типовые готовые решения — используйте обязательно. Чтобы бесплатно или очень дешево получить опыт автоматизации и точно понять, как можно сформулировать реальные, а не выдуманные потребности при переходе на следующий уровень — собственную разработку.
  3. Для того чтобы не разочароваться в проекте к моменту наступления первоначального срока сдачи (но когда еще ничего не готово, как это часто бывает), необходима разработка подробного Технического задания, в котором должны участвовать обе стороны — Клиент и Исполнитель. Этот этап очень важен и позволит избежать множества проблем на этапе реализации. Без качественного ТЗ не оценить стоимость более-менее крупного проекта. В противном случае цена будет фиксирована, а объем работ практически бесконечен, ведь границы проекта однозначно не определены. Имейте ввиду, что стоимость Технического задания может составлять до 15% от стоимости всего проекта. И это точно стоит своих денег, ведь позволит избежать множества ошибок, в том числе при оценке стоимости и сроков!
  4. ТЗ Клиенту нужно читать очень внимательно и не относиться к нему, как к пустой формальности. Все будет сделано именно так, как написано, не больше и не меньше.
  5. Если проектом будет пользоваться большое количество людей, то с высокой вероятностью что-то пойдет не так. Люди и их поведение, зачастую не такое, как было спрогнозировано, — узкое место большинства ИТ-проектов.
  6. Нужно делать интерфейс таким, чтобы пользователю не нужно было читать инструкции. В большинстве случаев пользователь лучше закроет сайт, чем будет читать инструкцию.
  7. Если ИТ-система не помогает заработать, она должна экономить время людей и, в конечном счете, экономить деньги.
  8. Красивые фотографии, видео, иллюстрации, дизайнерские элементы создают основное общее впечатление об ИТ-проекте, в том числе — о сайте. Часто дизайн — это дорого и долго, но без него даже хороший по смыслу проект не будет по достоинству оценен пользователями.
  9. Для реализации спортивной части на сайтах требуется высокая квалификация разработчиков и глубокое понимание спорта. 90% ИТ-проектов в спорте задерживаются, переделываются по несколько раз из-за того, подрядчики не до конца оценивают спортивные нюансы. По этой же причине предлагают ниже стоимость. В конечном итоге, проект обойдется значительно дороже после всех доработок и потраченного времени на объяснение спортивных регламентов и процессов
  10. Сдачей ИТ-системы в эксплуатацию проект не заканчивается. Подавляющее большинство систем создаются в несколько этапов, то есть после ввода в строй продолжают развиваться, появляется большое количество пожеланий и улучшений. Планируйте бюджет на техническую поддержку и дальнейшее развитие сразу.

Работу сотрудников Sportand.me могу оценить как очень профессиональную, многие решения были предложены именно ими. Отдельно замечу, что со стороны Заказчика очень важно грамотно проработать ТЗ, это поможет еще лучше использовать потенциал разработчиков. Уже рекомендуем Sportand.me своим знакомым организаторам, и, безусловно, планируем дальнейшее сотрудничество, ведь наш проект только начался.

Чеканов Денис, Председатель СФЛ СПб